Gestion de la chaîne

En support au système d'alarmes médicales pour une utilisation sûre

AZ Delta déploie le directeur de chaîne pour une chaîne d’alarme sûre et gérable

La gestion est nécessaire pour une coopération optimale dans les projets impliquant de nombreux acteurs et maillons de la chaîne. En particulier lorsqu’il s’agit d’installations d’applications critiques dans les hôpitaux, comme un système d’alarme médicale (MAS). A l’AZ Delta, de nombreux acteur et maillons différents ont joué un rôle. Dans une si grande chaîne, un accroc peut rapidement apparaître.

Pour aligner ces maillons, AZ Delta a décidé de faire appel au directeur de chaîne d’itemedical. Wouter Dejaeghere (chef du service biomédical) et Jessy Malfait (membre du service biomédical) expliquent comment le directeur de chaîne les a accompagnés sur la voie d’une chaîne d’alarme sûre et gérable dans le service mixte Cardio/AVC, appuyée par la télémétrie et la surveillance permanente.

Le rôle du directeur de chaîne

Le recours à un directeur de chaîne peut s’avérer crucial dans le cadre de projets complexes comportant de nombreux maillons, comme la mise en place de systèmes d’alarme médicale dans les hôpitaux. Un directeur de chaîne veille à ce que toutes les parties de la chaîne atteignent leur potentiel maximal et coopèrent de manière optimale sur une mission commune. L’accent est mis sur la communication et les relations entre les différentes parties. Le directeur de chaîne surveille le processus horizontal de tous les participants pour éviter les retards et les erreurs. Une mauvaise mise en œuvre des logiciels médicaux peut entraîner un problème de sécurité des patients. C’est ce que vous voulez éviter.

L’hôpital général (AZ) Delta a décidé en 2022 de déployer de nouveaux émetteurs de télémétrie pour le service cardio de Menen. L’installation de celui-ci devait se connecter à l’infrastructure d’alarme existante de 25-8 pour former un système d’alarme médicale. AZ Delta a fait appel à plusieurs intervenants pour l’installation de ce système. Grâce à cette solution d’alarme, les alarmes des équipements médicaux apparaissent de manière intelligente sur un téléphone DECT. Grâce au filtrage et au délai, l’infirmière ne reçoit que les alarmes cliniquement pertinentes. Ceci est crucial dans un hôpital, car vous ne voulez pas manquer une alarme pertinente. C’est pourquoi une mise en œuvre correcte et transparente – avec une vue sur l’ensemble de la chaîne – était nécessaire pour AZ Delta pour une gestion sûre. Cela a conduit au déploiement du directeur de chaîne d’itemedical.

Wouter Dejaeghere et Jessy Malfait expliquent pourquoi et comment le directeur de la chaîne les a soutenus.

AZ Delta: le directeur de chaîne en pratique

Wouter Dejaeghere: « Nous avons rencontré quelques difficultés au démarrage de ce projet. On sous-estime rapidement la complexité de tout cela, car ce n’est pas notre activité principale. Il s’agit en effet du patient, de la surveillance, de toutes les questions techniques liées à la connectivité, de la centrale téléphonique et des soins infirmiers. Il y a tellement de choses auxquelles il faut faire attention, dans lesquelles nous-mêmes n’avons pas toujours l’expertise pour poser les bonnes questions, pour mettre les bonnes exigences sur la table…, c’est un long processus dans lequel on veut trouver le chemin le plus court. Le processus s’en trouve considérablement ralenti. C’est pourquoi nous avons décidé de faire appel à la gestion de la chaîne itemedical. Il est vrai que si elle avait été proposée comme option dans l’offre initiale, nous ne l’aurions pas prise d’emblée. Mais maintenant la question ne se pose plus: nous prendrons le directeur de chaîne d’itemedical pour chaque futur projet. Cela vous décharge de beaucoup de tâches qui ne sont pas les vôtres. »

Jessy Malfait: « Nous avons essayé de créer nous-mêmes les liens à partir de l’ingénierie biomécale: il faut adopter un certain profil, poser des questions supplémentaires qui ne font pas partie de vos tâches quotidiennes, etc. Cela crée une confusion pour toutes les parties concernées. Vous devez également investir beaucoup de temps supplémentaire que vous ne pouvez pas consacrer à vos tâches principales. Nous avons vécu la collaboration avec Willem-Jan van de Werken, le directeur de chaîne qui nous a été assigné, comme très professionnel. Il suit de près le calendrier et répète les accords conclus après chaque réunion. Grâce à l’approche personnelle et à la série de questions, chaque partie se sent vraiment impliquée dans le projet. Nous apprécions vraiment cela. Nous appliquons désormais également quelques-unes de ses méthodes de travail lors de nos réunions. »

Wouter: « Même en tant que chef de projet interne, vous ratez parfois le coche. Parce que même si vous essayez d’avoir une vue aussi large que possible, les questions liées à la gestion des alarmes sont si spécifiques que vous ne pouvez pas garder une vue d’ensemble. Vous devez vous plonger dans des problèmes que vous ne maîtrisez pas. Car bien que la gestion des alarmes soit un produit de niche, c’est un produit très critique et un acteur très important dans notre portefeuille de produits applicatifs. »

Le savoir-faire

Le directeur de chaîne travaille en étroite collaboration avec différents fabricants et connaît donc parfaitement l’équipement. La connectivité avec les dispositifs médicaux est le cœur de métier d’itemedical. La fonctionnalité du directeur de chaîne repose sur un professionnel qui:

• connaît l’application clinique de la chaîne d’alarme
• connaît les composants techniques utilisés : d’une part les dispositifs médicaux et le matériel intermédiaire, d’autre part le logiciel appliqué pour le filtrage et la différenciation des alarmes
• sait comment une organisation de soutien hospitalier fonctionne avec ses dépendances internes et externes
• connaît les fournisseurs de matériel médical et de solutions d’alarme
• met l’accent sur la communication et les relations.

Jessy: « Nous avons beaucoup apprécié la façon de travailler, tout comme l’accompagnement tout au long de ce processus. Même un vendredi à 16h58, nous pouvions encore appeler pour un problème et Ivo Bokern nous a aidés avec le sourire. Cela n’est pas facile à trouver. Une relation de confiance se crée, ce qui favorise une bonne coopération avec nos fournisseurs. » 

Support à la carte

Jessy: « Un autre avantage est le temps limité : vous pouvez réserver le directeur de la chaîne pour quelques jours. Une fois terminé, le coût est également complété. Vous pouvez à nouveau utiliser ce directeur de chaîne pour configurer un nouveau processus d’alarme dans un autre service. Dès que la poursuite du déploiement de la gestion des alarmes dans l’organisation devient routinière, le déploiement de cette personne n’est plus nécessaire. Nous maîtriserons alors la méthodologie et nous la contrôlerons nous-mêmes. »

De la pré-implémentation à la gestion

Le suivi fait également partie de la gestion de la chaîne. C’est justement parce qu’il s’agit d’une application métier critique qu’il est important de réagir rapidement en cas de problème. Le directeur de chaîne peut indiquer rapidement qui est responsable du problème et qui doit le résoudre. Même après la livraison du projet, le directeur de la chaîne garde une vue d’ensemble de toute la chaîne.

Wouter et Jessy sont unanimes sur la question de savoir à qui incombe la responsabilité d’offrir la gestion de la chaîne. « La seule partie qui peut le faire est soit en interne si vous formez quelqu’un spécifiquement pour cela ou lui confiez cet ensemble de tâches. Ou une partie externe comme itemedical, parce qu’ils se trouvent en milieu de chaîne avec leur logiciel et travaillent déjà en étroite collaboration avec les différentes parties. »

Wouter: « De toute façon, nous ne le ferons pas nous-mêmes dans un projet ultérieur. Au sein d’AZ Delta, je ne vois que ces tâches chez BMT. Mais pour le moment, nous n’avons ni les ressources ni le temps à investir nous-mêmes. Bien sûr, cela dépend aussi un peu de la répartition des tâches entre les différents départements. Vous devez déjà bien connaître la section médicale pour faire l’analyse des alarmes. C’est souvent juste un peu plus complexe que vous ne le pensez. C’est tellement vaste que dans un hôpital, cela dépasse de nombreux domaines de connaissances, de sorte que vous restez toujours coincé quelque part dans le projet. C’est pourquoi nous pensons qu’il est beaucoup plus logique que ce service soit proposé par itemedical. »

Le directeur de chaîne pour une chaîne d’alarme sûre et gérable : les conseils d’AZ Delta

Wouter: « Avant tout, ne commencez pas à faire n’importe quoi. On brûle souvent un projet en le lançant soi-meme et en n’ayant pas suffisamment de connaissances sur le sujet. Vous créez alors de la méfiance au sein de l’organisation et votre plan échoue. Et c’est dommage pour l’investissement, tant en argent qu’en temps. Grâce au directeur de chaîne, tout le monde peut voir à quel point cela est bien géré, le processus est clair, chacun a une tâche à accomplir. Il progresse efficacement et vous gagnez la confiance de tous ceux qui sont directement et indirectement concernés par votre projet de gestion et de sécurité des alarmes. Ceci est particulièrement recommandé pour une première installation. »

Jessy: « Chacun est mieux informé sur son rôle au sein de la chaîne qui le sous-tend. Ils connaissent les grands blocs dont ils font partie sans avoir à entrer dans les détails. Cela crée plus de clarté et garantit une acceptation plus rapide du rôle attribué. Grâce à une coopération harmonieuse, il reste peu de pierres d’achoppement pour les processus futurs. »

Vous envisagez de mettre en place un système d’alarme médicale pour un environnement de soins de santé plus silencieux avec moins d’alarmes inutiles ? Le directeur de chaîne d’itemedical se fera un plaisir de vous accompagner et de structurer et/ou gérer votre chaîne d’alarme.